Network
- Membantu proses pemindahan dokumen ke pusat arsip.
- Secara periodik, mencetak naskah dinas untuk internal, menyerahkan kepada Sekretaris untuk mendapatkan tanda tangan pimpinan.
- Melakukan pengamplopan surat keluar dan pengaturan penyerahan kepada ekspedisi.
- Melakukan inventarisasi dan penyusunan Surat Tugas (Admin Surat Tugas).
- Membantu terlaksananya fungsi Daftar inventaris Ruangan (DIR), keamanan dan kebersihan ruangan.
- Membantu pelaksanaan tugas pokok dan fungsi unit kerja.
- Melaksanakan tugas dari pimpinan unit masing- masing.
- Menyusun laporan hasil kerja secara periodik.
Kualifikasi:
- Pria/Wanita dengan usia maksimal 30 tahun.
- Memiliki pendidikan minimal Diploma-Ill (diutamakan latar belakang Administrasi dan/atau Kearsipan).
- Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer/aplikasi.
- Mampu bekerja di bawah tekanan dan bersedia mengikuti jam/irama kerja pimpinan.
- Diutamakan memiliki pengalaman di bidang administrasi tata persuratan dan pengelolaan arsip
Baca Juga: Loker Terbaru Bulan September Dari Panca Budi Group Untuk Dua Posisi, Ini Link Pendaftarannya
2. Tenaga Sekretaris
Uraian Tugas:
- Menginventarisasi dan mengatur jadwal/agenda rapat kegiatan pimpinan.
- Menerima dan mengatur jadwal penerimaan tamu Pimpinan.
- Mengagendakan jadwal pimpinan melalui aplikasi Microsoft Outlook.
- Menyiapkan bahan atau materi yang diminta oleh pimpinan secara cepat dan akurat.
- Memastikan bahan atau materi rapat diterima oleh pimpinan.
- Menerima telepon dan korespondensi sehubungan pelaksanaan tugas pimpinan.
- Menerima dan mengelola dokumen fisik surat masuk.
- Melakukan monitoring kesesuaian surat masuk pada aplikasi dengan dokumen fisik surat masuk yang diterima.
- Memeriksa format dan kesesuaian konsep surat keluar.
- Menyerahkan naskah dinas fisik yang memerlukan paraf dan/atau tanda tangan kepada pimpinan.
- Menyerahkan naskah dinas fisik yang sudah diparaf dan/atau ditandatangani kepada pemeriksa selanjutnya atau pihak penerima naskah dinas.
